Portfolio Manager

Der Conessent Portfolio Manager vereint langjährige Erfahrung im Umfeld des Projekt- und Portfoliomanagements mit moderner Web-Technologie.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt in der hochgradig flexiblen Strukturierung von Projekten und deren Zuordnung zu Portfolios, sowie einer effizienten Finanz-, Kapazitäts- und Meilensteinplanung.

Die wichtigsten Merkmale des Portfolio Managers
  • vollständige Integration in die SAP1-Umgebung
  • sehr einfache Bedienung
  • multi-funktionale Sicht
  • flexible Strukturierung der Portfolios und Projekte
  • Projektliste mit Bucket-Explorer
  • dynamisch und kundenspezifisch konfigurierbare Projektattribute
  • Finanzplanung:
    o Monitoring Plan/Forecast vs. Budget vs. Obligo/Ist vs. Erlöse
    o Ermittlung des noch verfügbaren Budgets
  • Kapazitätsplanung:
    o Monitoring geplante vs. genehmigte vs. reservierte/verbrauchte Kapazität
    o Ermittlung der noch verfügbaren Kapazität
  • kundenspezifisch definierbare Meilensteinplanung:
    o Monitoring Plan- vs. Soll- vs. Ist-Termine
    o Ermittlung des noch verbleibenden Zeitraums / Verzuges
  • Target- und Roadmap-Planung, Abgleich mit den aktuellen Projektdaten
  • Management Cockpit mit Graphiken und Übersichten zur Status- und Termin- sowie Budget- und Kapazitätsüberwachung
  • Reporting inkl. Export nach Microsoft Excel2
  • Hinterlegung von Dokumenten (kundenspezifische Erweiterung)
Vollständige Integration in die SAP-Umgebung
Der Portfolio Manager ist eine hoch modularisierte, web-basierte und vollständig in die SAP-ERP-Umgebung integrierte Beratungslösung mit der Option kundenspezifische Anpassungen bzw. Erweiterungen vorzunehmen.
Die Kommunikation mit den – ggf. mehreren – SAP-Systemen erfolgt per RFC3 über Standard-Funktionsbausteine (sog. BAPIs/BAdIs).

 

Sehr einfache Bedienung
Die Bedienung des Portfolio Managers entspricht den Anforderungen an eine einfache und intuitiv verständliche Oberfläche mit kompakten Masken, die über Register aufgerufen werden.
Die wesentlichen Funktionen sind in die jeweiligen Masken integriert und über Buttons aufrufbar.
Seltener benötigte Funktionen sind unter dem Register ‚Administration‘ verfügbar.
Die Auswertung der Daten erfolgt über Excel-ähnliche Reports, deren Inhalt lokal gespeichert und weiterverarbeitet werden kann.

 

Multi-funktionale Sicht
Durch die Ausprägung verschiedener Portfolios und Projekttypen können völlig unterschiedliche Anforderungen an das Projekt- und Portfoliomanagement umgesetzt werden. So lässt sich z.B. die Umsetzung von Infrastruktur- oder IT-Projekten genauso (und gleichzeitig) abbilden, wie das Management von Vertriebsaktionen und Produktentwicklungen.

Ein Projekt kann hierbei gleichzeitig unterschiedlichen Portfolios zugeordnet werden, so dass sich eine multi-funktionale Sicht ergibt (z.B. Produktion und Vertrieb).

Die Attribute der Projekte werden typ- und kundenspezifisch definiert und können jederzeit erweitert, geändert und hinsichtlich ihrer Positionierung auf den Masken neu fixiert werden.

Strukturierung
Ein Portfolio besteht aus hierarchisch angeordneten Buckets, denen im Rahmen der Finanz- und Kapazitätsplanung Zielwerte (‚Targets‘) pro Geschäftsjahr zugeordnet werden können.
Diesen Buckets können auf beliebiger Ebene4 Projekte zugeordnet werden, wobei ein Projekt auch mehreren Buckets bzw. Portfolios zugeordnet werden kann (multi-funktionale Sicht).
Portfolios können auch als Programme mit entsprechenden Positionen ausgebildet werden.
Ein Projekt wiederum kann Teilprojekte umfassen bzw. selbst Teilprojekt eines anderen Projektes sein. Jedes Projekt ist hierbei eigenständig und kann insb. einem vom Teil- oder übergeordneten Projekt abweichenden Bucket zugeordnet sein.

PM1

Bei Bedarf kann zu einem Projekt eine IM-Position5 in einem SAP-ERP-System erzeugt und mit Budget versorgt werden. Dort werden die IM-Positionen mit den im Zuge der operativen Umsetzung angelegten Aufträgen – z.B. vom Typ Innenauftrag oder PSP-Element – verknüpft, so dass sich hierüber der Rückfluss der Obligo- und Istwerte sowie ggf. Erlöse ergibt.
In einer Struktur mit mehreren Teilprojekten können so unterschiedliche und heterogene SAP-Systeme (z.B. in verschiedenen Ländern) verbunden werden.

PM2

Projektliste
Über die Projektliste hat der Anwender Zugriff auf alle ihm zugeordneten Projekte.

 

Portfolio-Manager-Project-List

Im linken Teil der Maske erfolgt mittels eines Explorers die Navigation über die Bucketstruktur, im rechten Teil werden die dem markierten und den darunterliegenden Buckets zugeordneten Projekte angezeigt6.
Aus der Projektliste heraus erfolgt das Anlegen neuer sowie das Ändern und ggf. Löschen vorhandener Projekte. Bei Bedarf können Projekte kopiert werden.
Das Layout der Projektliste kann benutzerspezifisch angepasst werden (u.a. Auswahl, Reihenfolge und Sortierung der Spalten sowie Summen und Filter); zusätzlich ist der Export der Daten nach Microsoft Excel möglich.
Bei Bedarf können die Zielvorgaben an den Buckets (siehe Target- und Roadmap-Planung) eingeblendet und mit den Finanzwerten der zugeordneten Projekte (siehe Finanzplanung) verglichen werden.

 

Projektattribute
Die Attribute eines Projektes werden abhängig vom Projekttyp in dynamisch konfigurierbaren Masken erfasst, wobei zwischen Grund- und Zusatzdaten unterschieden werden kann.

Portfolio-Manager-Project-Attributes

Neben der freien Eingabe ist die Einfach- oder Mehrfachauswahl aus einer Wertehilfe sowie das Editieren von Langtexten möglich. Bei Bedarf können die Werte voneinander abhängig gemacht werden (so ist z.B. die Auswahl einer Sub-Kategorie ‚X3‘ nur nach vorheriger Auswahl der Kategorie ‚X‘ möglich).
Bei freien Eingaben können beim Sichern Format- und Längen-Prüfungen durchgeführt werden (z.B. numerisch dreistellig).

Folgende Grunddaten sind für jeden Projekttyp zwingend einzugeben:

  • Projektnummer und -bezeichnung (freie Eingabe)
  • verantwortlicher Geschäftsbereich (Business Unit)
  • Priorität (High / Normal / Low)
  • Risiko-Status (In Line / Critical / Escalated)
  • Lifecycle-Status (In Progress / On Hold / Finished / Canceled)

Alle übrigen Attribute können – wie auch die Projekttypen selbst – kundenspezifisch definiert werden.
Projekte mit dem Risiko-Status ‚Critical‘ oder ‚Escalated‘ werden automatisch im Management Cockpit (s.u.) aufgeführt und können von dort bearbeitet werden.

 

Finanzplanung
portfolio-manager-financial-planning

In der Finanzplanung eines Projektes können standardmäßig folgende Werttypen geschäftsjahresgerecht erfasst bzw. dargestellt werden:

  • Plan
  • Forecast
  • Budget
  • Obligo (Commitments)
  • Ist (Actuals)
  • Verfügbar (Available = Budget – Commitments – Actuals)

Die Plan- bzw. Forecastwerte werden i.d.R. durch den zuständigen Project Manager eingegeben. Diesen wird das Budget gegenübergestellt, welches durch den verantwortlichen Business Unit Manager festgelegt wird.
Die Obligo- und Istwerte werden automatisch aus dem SAP-ERP-System ermittelt und mit dem Budget abgeglichen; das Delta wird als noch verfügbares Budget ausgegeben (falls negativ bzw. überschritten, rot markiert).
Zur Verknüpfung eines Projektes im Portfolio Manager mit dem SAP-ERP-System wird in diesem eine IM-Position angelegt, der dann im Zuge der operativen Umsetzung die relevanten Aufträge bzw. Objekte zugeordnet werden (siehe Strukturierung und Beispiel unten). Über diese Verknüpfung werden sowohl die aktuellen Budgetwerte, als auch die Obligo- und Istwerte synchronisiert.

Bei Bedarf (kundenspezifisch) können verschiedene Plan- bzw. Forecast-Versionen zum Einsatz gebracht werden und das Budget nach Original, Nachträgen und Rückgaben unterschieden werden.
Ebenfalls darstellbar sind projektbezogene Erlöse (Revenues), sowie das Delta zum Budget.
Über die Funktion ‚Summe inkl. Teilprojekte‘ können die Finanzwerte der untergeordneten Projekte hinzuaddiert werden.
Im Rahmen einer kundenspezifischen Erweiterung können die im SAP-ERP-System erzeugten und dem Projekt zuzurechnenden Bestellanforderungen und Bestellungen angezeigt werden.

Beispiel: Verknüpfung mit einem PSP-Element

portfolio-manager-financial-planning-2

Kapazitätsplanung
portfolio-manager-capacity-planning

Die Kapazitätsplanung eines Projektes ähnelt strukturell der Finanzplanung; es können standardmäßig folgende Werttypen geschäftsjahresgerecht erfasst bzw. dargestellt werden:

  • Plan
  • Forecast
  • Genehmigt (Budget)
  • Reserviert (Commitments)
  • Verbraucht (Actuals)
  • Verfügbar (Available = Budget – Commitments – Actuals)

Die geplanten, noch reservierten und bereits verbrauchten Kapazitäten werden i.d.R. durch den zuständigen Project Manager eingegeben. Diesen wird die genehmigte Kapazität gegenübergestellt, welche durch den verantwortlichen Business Unit Manager festgelegt wird.
Die genehmigte wird mit der noch reservierten und verbrauchten Kapazität abgeglichen und das Delta wird als noch verfügbare Kapazität ausgegeben (falls negativ bzw. überschritten, rot markiert).
Bei Bedarf (kundenspezifisch) können verschiedene Plan- bzw. Forecast-Versionen zum Einsatz gebracht werden und die genehmigte Kapazität nach Original, Nachträgen und Rückgaben unterschieden werden.
Über die Funktion ‚Summe inkl. Teilprojekte‘ können die Kapazitätswerte der untergeordneten Projekte hinzuaddiert werden.

Meilensteinplanung
portfolio-management-milestone-planning

Die Terminplanung eines Projektes erfolgt über vom Projekttyp abhängige und kundenspezifisch definierte Meilensteine; zu diesen können folgende Termine erfasst bzw. dargestellt werden:

  • Plan-/Forecast-Datum
  • Soll-Datum (Due Date)
  • Ist-Datum (Actual Date)
  • Verbleibender Zeitraum (Delta)

Die Plan-/Forecast- und Ist-Termine werden i.d.R. durch den zuständigen Project Manager eingegeben. Diesen werden die Soll-Termine gegenübergestellt, welche durch den verantwortlichen Business Unit Manager festgelegt werden.

Liegt kein Ist-Datum vor, so wird ausgehend vom Tagesdatum der bis zum Soll-Datum verbleibende Zeitraum in Tagen ermittelt und dargestellt (gelb markiert, falls innerhalb der nächsten 14 Tage; rot markiert, falls negativ bzw. überschritten).

Projekte mit einem unerledigten Soll-Termin innerhalb der nächsten 14 Tage oder in der Vergangenheit werden automatisch im Management Cockpit (s.u.) aufgeführt und können von dort bearbeitet werden.

 

Target- und Roadmap-Planung
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Im Rahmen der kontinuierlichen Roadmap-Planung können den Buckets innerhalb eines Portfolios Zielvorgaben (Targets) sowohl für die Finanz- als auch für die Kapazitätsplanung geschäftsjahresgerecht zugeordnet werden. Diese Zielvorgaben können mit den entsprechenden Planungen an den Projekten abgeglichen und bei Bedarf angepasst werden.
Unter zusätzlicher Berücksichtigung der Priorisierung der Projekte ergibt sich hieraus die Roadmap als Zusammenfassung der bereits laufenden und neu zu realisierenden Projekte.

Dokumente
Zur Hinterlegung von Dokumenten wird die Anbindung bzw. Verlinkung mit dem kundenseitig vorhandenen DMS empfohlen.

 

 

Management Cockpit
Das Management Cockpit erscheint unmittelbar nach dem Start der Anwendung und gibt einen graphischen Überblick sowohl über den Status der Projekte, als auch über die aktuelle Finanz- und Kapazitäts-Situation.

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Projekte mit dem Risiko-Status ‚Critical‘ oder ‚Escalated‘ oder einem Soll-Termin innerhalb der nächsten 14 Tage oder in der Vergangenheit werden automatisch aufgelistet und können unmittelbar bearbeitet werden.

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Reporting
Im Rahmen des Reportings stehen standardmäßig folgende Berichte zur Verfügung:

  • Projektreport
  • Finanzreport
  • Kapazitätsreport
  • Meilensteinreport

Alle Berichte werden als sog. Dashboards mit der Möglichkeit zur benutzerspezifischen Anpassung des Layouts (u.a. Auswahl, Reihenfolge und Sortierung der Spalten sowie Summen und Filter) sowie der Möglichkeit zum Export nach Microsoft Excel angeboten.
Beispiel: Projektreport und Szenario-Planung

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Login, Rollen und Berechtigungen
Das Login erfolgt durch Aufruf einer spezifischen URL per Web-Browser (z.B. Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox).

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Nach der Eingabe der Installation (Client), der Kennung und des Passwortes sowie der Auswahl der Sprache gelangt der Anwender in das Management Cockpit. Von dort kann er über Register und Buttons in die verschiedenen Masken bzw. Funktionen verzweigen.
Standardmäßig stehen neben dem Administrator folgende Rollen zur Verfügung:

  • Portfolio Manager: zuständig für ein oder mehrere Portfolios, in diesen Anlegen/Ändern von Buckets, Zugriff auf alle diesen zugeordneten Projekte
  • Business Unit Manager: zuständig für ein oder mehrere Geschäftsbereiche (Business Units), Anlegen und Zugriff auf alle diesen zugeordneten Projekte
  • Project Manager: Zugriff auf alle namentlich zugeordneten Projekte
  • Project Assistant: wie Project Manager, jedoch nur lesender Zugriff

Bei Bedarf können weitere Rollen kundenspezifisch ausgeprägt werden.
Einem Anwender können grundsätzlich mehrere Rollen bzw. Portfolios und Geschäftsbereiche zugeordnet werden.

 

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